Take your communication skills to the next level

Ruth Elsässer • August 1, 2023

5 golden rules for effective communication


Reading time 4 minutes

We are constantly communicating! At least that is what the well-known axiom of the communication scientist Paul Watzlawick expresses:


"You cannot not communicate!"


By communication we mean the verbal exchange of information with one or more persons. Gestures and facial expressions are also components of human communication. Sometimes we are not aware that we send communication signals to another person by giving a nasty look, and the same is true when you make it clear to your communication partner that you don't care about something by waving your hand.


In the past, the Mehrabian formula was used to describe the importance of non-verbal communication. This formula states that content-voice-body language work in the following ratio: 7%-38%-55%. However, I want to mention that psychologist Mehrabian only declares this formula to be valid in circumstances where there is an incongruence of content and body language. For example, as if you were saying YES but symbolizing NO with head movements to the right and left. In this case, the head movement has a more powerful effect than your verbal YES. 


This formula dates back to the 1960s and has been discussed quite often. However, the discussion has had one positive effect - the scientists could determine that non-verbal communication plays a significant role.  


Communication and self-esteem


First and foremost, good communication requires learning means of communication. Like language, for example, communication is something we have to train. And from experience, this development process is never complete; we can constantly work on communicating expectations or sharing information more clearly, efficiently, and appreciatively. 


As part of my communication research, I discovered the book "Communication Training" by Vera F. Birkenbihl, which addresses a topic that I believe plays a significant role in our ability to communicate, and that is our self-esteem. Although our self-esteem is described in science as a relatively stable factor, external circumstances can lead to short-term fluctuations. 


If we do not feel seen by others as we would like to, a discrepancy arises between our self-image and the image of others. That leads to us feeling attacked in our self-worth, and a feeling of not being OK arises. The less OK we feel, the worse we communicate. 


Remark: 

The attitude "I am OK / I am not OK" is based on the transactional analysis of Thomas Harris and Eric Berne, who describe four basic positions of life attitudes in the book of the same name. 


If we talk about weak communication, it is crucial to know what constitutes strong communication. This way we get aware of the adjusting screws we can turn. An important indicator of good communication is how the other person feels in the conversation. In the language of transactional analysis, this means strong communication is based on the assumption: I am OK - you are OK. 


What makes strong communication?


1. It is authentic - "Walk your talk"

When our words and actions match, we are authentic. This also means that we only expect from others what we exemplify. Communication in an authentic way is honest, clear, credible, and always in line with our values. This in turn presupposes that we are aware of our values.


We can present decisions transparently and also express doubts. Authentic communication requires emotional intelligence, especially the ability to empathize with the other person. Empathy empowers us to interrupt and postpone a conversation if we have the impression that it is not the right time or that we cannot reach a compromise. 


2. It is quiet 

The 80/20 rule of active listening says that we listen actively for 80% of the conversation and talk for only 20% of the conversation time. Or as a German proverb says: Talk is silver, silence is gold. I think we could avoid many conflicts if we became better listeners. In this context, we do not need to say everything that lies on the tip of our tongue or always have the last word. 

In this respect, the influencing factor of our self-worth, which I briefly explained at the beginning, plays a crucial role. When we feel not OK, and in this context not seen, not heard, disadvantaged, or pushed back, we think we can achieve the position of OK by constantly talking.   


3. It is simple and direct 

Of course, we adapt our communication to the other person. You will speak differently to your children or friends than to your colleagues or superiors. 

Depending on the communication environment we find ourselves in, we tend to express ourselves vaguely or too complicatedly. It is not clear to the other person what we want to say. In the best case, they ask us to ensure we have understood correctly ("I have understood the following..."). Sometimes, however, people assume they have understood, which can lead to typical communication errors. Therefore, we are most likely to avoid misunderstandings if we communicate clearly and indirect language.


4. It is regular and fair

Good relationships require regular communication. That does not always have to be face-to-face; different people prefer different means of communication. In this way, we ensure that we reach all recipients. 

Communication can also be seen as an instrument of power. I have noticed lately in different settings that many people are not aware of this fact at all. If there are various stakeholders, but only some are informed, this results in an informal disadvantage and a feeling of not being important or valued. In this way, we demotivate people and lose their trust. 


5. It is appreciative

The basis for a good feedback culture is experienced appreciation. We can express this in several ways, depending on what the other appreciates. A post-it with an encouragement or thank you, offering help, showing interest in the person, praising in front of others: not just well done, but describing somewhat more precisely what we value or taking time for another person. 


Communicated appreciation develops a strong basis of trust. And in trusting relationships, people are more willing to give and accept feedback.






Du bist für dein Glück selbst verantwortlich, du entscheidest was äußere Reize in dir auslösen.
By Ruth Elsässer July 17, 2024
Während unseres Urlaubs in Italien wollten wir einen Stau auf der Autobahn umfahren, um Zeit zu sparen. Also haben wir die Autobahn verlassen, um über einzelne Dörfer abzukürzen. Nach der Hälfte wurden die Straßen immer enger und steiler. Plötzlich standen wir vor einem engen, mittelalterlichen Stadttor. Thomas hat beim Auto schon die Seitenspiegel einklappen müssen, um sich langsam vortasten zu können, uns war jedoch schnell klar, dass der Wohnwagen da niemals durchpassen wird. Hinter uns fingen die ersten Autos an zu hupen, immerhin steckten wir im Stadttor fest – es ging erstmal nichts mehr. Da es Einbahnstraße war, mussten die Autos hinter uns zurücksetzen, sodass wir zumindest etwas rückwärts an die Seite rollen konnten, um die Autos passieren zu lassen. Da standen wir nun, an der steilen und stark befahrenen Einbahnstraße vor dem Stadttor. Passieren unmöglich. Stupido! 🙈 Solche Stadttore sieht man in vielen mittelalterlichen Städten in Italien noch aus Zeiten, in denen zum Schutz der Einwohner streng kontrolliert und reguliert wurde, wer die Stadt betreten darf und wer nicht. Neben der Kontrolle war es auch Aufgabe der Torwächter die Stadttore zu schließen, dann wenn Gefahren drohten. Wisst ihr, dass auch wir Torwächter sind? Wir können entscheiden, was und wem wir unsere Aufmerksamkeit schenken und was wir mit den vielen Reizen machen, denen wir täglich ausgesetzt sind. Trigger wie Enttäuschung, ungerecht behandelt oder abgelehnt fühlen, der Erfolg des Nachbarn oder Kollegen, den wir ihm eigentlich nicht gönnen, der Unterton des Chefs, der uns schon den ganzen Nachmittag ärgert, oder depressive Gedanken, die uns schon seit dem Aufstehen blockieren. Auch scrollen in den sozialen Medien ist eine Flut von Reizen, die uns im Sekundentakt Entscheidungen abverlangt und uns dazu drängt, Vergleiche zu ziehen. Kein Wunder, dass uns die ganze Flut an Informationen und Triggern zur mentalen Erschöpfung treibt. Für alle Dinge, die wir selbst beeinflussen können und in der Hand haben, sind wir selbst verantwortlich. Wir haben unser Glück selbst in der Hand, indem wir steuern, was wir täglich in uns aufnehmen und was äußere Reize mit unseren Emotionen und Gedanken machen. Wir selbst haben eine Torwächterfunktion. Wir können unserem erschöpften Geist Pausen gönnen und die Zeit in den sozialen Medien auf ein paar Minuten pro Tag beschränken. Oder wir transformieren die empfundene Ablehnung und Enttäuschung, indem wir sie wahrnehmen, dann jedoch überlegen, was uns jetzt gerade helfen kann, negative Gedankenkarusselle zu stoppen. Oder wir akzeptieren, dass unser Chef einen schlechten Tag hat, denn ich habe das auch ab und zu und überlege, wann ich zu einem anderen Zeitpunkt nochmal mit ihm über das Thema spreche. Nein – ich spreche hier nicht über positives Denken, denn das verleugnet Realität und drängt uns dazu, in allem und jedem etwas Positives zu sehen. Das ist unrealistisch und sogar toxisch für unsere mentale Gesundheit. Gefühle wie Angst, Enttäuschung, Frust, Ärger etc. sind menschlich und sie sagen uns etwas über uns selbst, über unsere Werte und Erwartungen. Doch jetzt kommt der entscheidende Teil - ich bin verantwortlich, was ich damit mache. Hier nehmen wir die Torwächterfunktion ein: Lasse ich zu, dass Ängste mich lähmen oder Enttäuschung Bitterkeit in mir erzeugt oder der Ärger über meinen Chef meine Zufriedenheit zerstört oder die sozialen Medien meinen Tag bestimmen. Oder mache ich ständig andere dafür verantwortlich, wie es mir gerade geht und wie ich mich fühle. Übernimm Verantwortung und reguliere, was Reize von außen in dir auslösen und mit dir machen. Und besinne dich darauf, was dir wichtig ist. Jetzt wollt ihr sicher wissen, wie unser Erlebnis mit der Stadtmauer ausging. Ich war so verzweifelt, dass ich das Beten angefangen habe: Herr, schicke uns deine Engel zur Hilfe. Die kamen umgehend in einem Polizeiauto der örtlichen Police, drei Polizisten, denen nichts anderes übrig blieb für uns Straßen zu sperren und den Verkehr lahm zu legen, so dass Thomas mit dem Gespann langsam rückwärts den Berg runterrollen konnte, auf einer Kreuzung drehen und in Richtung Autobahn zurückfahren. Unsere Rettung! Trotzdem waren wir erst einmal geheilt was Stau und Ausweichrouten anging. 😅 Quelle: Furtick, S. (2024). Do the New You: 6 Mindsets to Become Who You Were Created to Be.
By Ruth Elsässer January 26, 2024
Techniken des Mind Management befähigen uns, unsere Gedanken, Gefühle, Handlungen und körperliche Reaktionen zu kontrollieren. Die Fähigkeit den bewussten und unterbewussten Verstand zu trainieren, macht uns resilienter und lässt uns gelassener mit Herausforderungen umgehen.
Inwieweit ganz Motivation gelingen und das individuelle Potenzial von Menschen freigesetzt werden.
By Ruth Elsässer January 24, 2024
Mitarbeiter verbringen bis zu 50 % ihrer Arbeitszeit unproduktiv. Inwieweit kann Motivation eine Stellschraube sein, um dem Verlust an wertvoller Arbeitskraft entgegenzuwirken?
By Ruth Elsässer December 21, 2023
Kleine kulturelle Veränderungen, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neu in den Mittelpunkt stellen, haben einen immensen Einfluss auf die Zukunft und den Erfolg eines Unternehmens.
By Ruth Elsässer September 6, 2023
Konfliktsituationen gehören zu unserem Leben dazu. Und es ist gut, dass es sie gibt – denn die in der Konfliktsituation entstehenden Emotionen sagen uns etwas über uns selbst. Deshalb ist es wichtig, Konflikte zuzulassen und eine gemeinsame Lösung anzustreben.
By Ruth Elsässer September 6, 2023
Conflict situations are part of our lives. And it's good that they exist - because emotions that arise in conflict situations tell us something about ourselves. That's why it's crucial to allow conflicts to happen and to strive for a joint solution.
By Ruth Elsässer September 4, 2023
It´s not about people support systems but rather systems serve people and enable them to unleash their full potential.
By Ruth Elsässer September 4, 2023
Systeme sind dazu da, den Menschen zu unterstützen und Potenzial frei zu setzen und nicht umgekehrt, dass Menschen gesucht werden, die den Systemen entsprechen und diese unterstützen.
By Ruth Elsässer August 25, 2023
What conditions does effective feedback need? What constitutes feedback as opposed to criticism and what circumstances need to be in place for people to take feedback and move into action are discussed in this blog post.
By Ruth Elsässer August 25, 2023
Welche Rahmenbedingungen benötigt wirkungsvolles Feedback? Was Feedback im Gegensatz zu Kritik ausmacht, und welche Umstände gegeben sein müssen, dass Menschen Rückmeldungen aufnehmen und in einem weiteren wichtigen Schritt in Aktion kommen, wird in diesem Blogpost diskutiert.
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