Effective Feedback

Ruth Elsässer • August 25, 2023

What conditions does effective feedback need? What constitutes feedback as opposed to criticism and what circumstances need to be in place for people to take feedback and move into action are discussed in this blog post. 
Reading time: 5 minutes

Hand on heart: I don't know anyone - myself included :) - who likes to hear from others that certain behaviors weren't okay, were undesirable, maybe even hurt people. 

Whether we perceive feedback as an accusation or a threat and become defensive or see it as helpful feedback for which we are grateful depends on several criteria. Before I go into more detail, I would like to explain the difference between feedback and criticism.

Feedback versus criticism
Honest and constructive feedback helps us to control and regulate development processes and thus to develop our potential. Feedback may make us aware of behavior we are not even aware of. And what we are not aware of, we cannot change! 

The feedback giver describes in the first person singular the behavior he or she has concretely observed, how it was experienced or understood, and the effect on the feedback giver. It is neither a judgment nor an interpretation nor should feedback be provocative or come across as an accusation. Feedback is always directed at behavior and never at the person himself- or herself.

Feedback describes what was appreciated and identifies areas where change is needed. In this context, feedback expresses a concrete wish for what behavior would be helpful instead. In this context, feedback is always future-oriented and points out new ways and perspectives. 

The rules for the feedback receiver are that he takes in and reflects on what he has heard and does not adopt a defensive attitude. He can ask questions if feedback is not clear or concrete enough. 

Criteria of constructive feedback: timely, concrete, perception (first person), positive, and future-oriented.

Criticism, on the other hand, refers to situations, actions, or a person and is given in the form of evaluative, sometimes even reproachful feedback and is left as it is. Sometimes a criticizer uses the phrase "You..." paired with a generalization such as "always or never." Criticism analyzes what happened in the past and often focuses on supposed mistakes. Thus, failures are punished and not seen as supporting growth and learning. The effect of criticism is low and leads to people taking a defensive stance and blocking any feedback given. If people feel criticized frequently, it can have toxic effects and push people into negative behavioral spirals. 

Criteria of criticism: error-focused, general, judgmental, destructive, and past-oriented.


Framework for constructive feedback
We can use the criteria for constructive feedback in every situation in life, in a professional environment, and conflict discussions at home with spouses, children, or neighbors. 

Effective feedback is based on two pillars:

  • The balance is right! John Godman, a well-known American couples therapist, has found in studies with couples that long-lasting, vibrant relationships have a ratio of appreciation to criticism of at least 5:1. It takes five positive interactions to balance one negative feedback. Other studies support this finding. Losada and Heaphy (2004) observed several teams and found that regular appreciation and praise lead to higher productivity and more connectedness. In addition, we know that learners feel safe in an appreciative environment and are more willing to learn new things and take risks. 
So, proportionately, it takes more appreciation and praise to make people more willing to accept constructive feedback. The more we feel valued, seen, and safe, the more we are at the point of working on ourselves. 

  • Feedback is modeled! Reflect briefly on who you would be more likely to accept feedback from: someone you know also gets feedback regularly and is constantly working on themselves. Or from someone who doesn't care about feedback and always seems to know how to do everything anyway? I suspect the former. 
People who lead by example, work on themselves, and embody lifelong learning always act at eye level. No matter where and in which function they influence people: these feedback givers live what they expect from others! Because change always starts with the feedback giver.


"Treat people as if they were what they ought to be, and you help them to become what they could be." 
Johann Wolfgang von Goethe
Du bist für dein Glück selbst verantwortlich, du entscheidest was äußere Reize in dir auslösen.
By Ruth Elsässer July 17, 2024
Während unseres Urlaubs in Italien wollten wir einen Stau auf der Autobahn umfahren, um Zeit zu sparen. Also haben wir die Autobahn verlassen, um über einzelne Dörfer abzukürzen. Nach der Hälfte wurden die Straßen immer enger und steiler. Plötzlich standen wir vor einem engen, mittelalterlichen Stadttor. Thomas hat beim Auto schon die Seitenspiegel einklappen müssen, um sich langsam vortasten zu können, uns war jedoch schnell klar, dass der Wohnwagen da niemals durchpassen wird. Hinter uns fingen die ersten Autos an zu hupen, immerhin steckten wir im Stadttor fest – es ging erstmal nichts mehr. Da es Einbahnstraße war, mussten die Autos hinter uns zurücksetzen, sodass wir zumindest etwas rückwärts an die Seite rollen konnten, um die Autos passieren zu lassen. Da standen wir nun, an der steilen und stark befahrenen Einbahnstraße vor dem Stadttor. Passieren unmöglich. Stupido! 🙈 Solche Stadttore sieht man in vielen mittelalterlichen Städten in Italien noch aus Zeiten, in denen zum Schutz der Einwohner streng kontrolliert und reguliert wurde, wer die Stadt betreten darf und wer nicht. Neben der Kontrolle war es auch Aufgabe der Torwächter die Stadttore zu schließen, dann wenn Gefahren drohten. Wisst ihr, dass auch wir Torwächter sind? Wir können entscheiden, was und wem wir unsere Aufmerksamkeit schenken und was wir mit den vielen Reizen machen, denen wir täglich ausgesetzt sind. Trigger wie Enttäuschung, ungerecht behandelt oder abgelehnt fühlen, der Erfolg des Nachbarn oder Kollegen, den wir ihm eigentlich nicht gönnen, der Unterton des Chefs, der uns schon den ganzen Nachmittag ärgert, oder depressive Gedanken, die uns schon seit dem Aufstehen blockieren. Auch scrollen in den sozialen Medien ist eine Flut von Reizen, die uns im Sekundentakt Entscheidungen abverlangt und uns dazu drängt, Vergleiche zu ziehen. Kein Wunder, dass uns die ganze Flut an Informationen und Triggern zur mentalen Erschöpfung treibt. Für alle Dinge, die wir selbst beeinflussen können und in der Hand haben, sind wir selbst verantwortlich. Wir haben unser Glück selbst in der Hand, indem wir steuern, was wir täglich in uns aufnehmen und was äußere Reize mit unseren Emotionen und Gedanken machen. Wir selbst haben eine Torwächterfunktion. Wir können unserem erschöpften Geist Pausen gönnen und die Zeit in den sozialen Medien auf ein paar Minuten pro Tag beschränken. Oder wir transformieren die empfundene Ablehnung und Enttäuschung, indem wir sie wahrnehmen, dann jedoch überlegen, was uns jetzt gerade helfen kann, negative Gedankenkarusselle zu stoppen. Oder wir akzeptieren, dass unser Chef einen schlechten Tag hat, denn ich habe das auch ab und zu und überlege, wann ich zu einem anderen Zeitpunkt nochmal mit ihm über das Thema spreche. Nein – ich spreche hier nicht über positives Denken, denn das verleugnet Realität und drängt uns dazu, in allem und jedem etwas Positives zu sehen. Das ist unrealistisch und sogar toxisch für unsere mentale Gesundheit. Gefühle wie Angst, Enttäuschung, Frust, Ärger etc. sind menschlich und sie sagen uns etwas über uns selbst, über unsere Werte und Erwartungen. Doch jetzt kommt der entscheidende Teil - ich bin verantwortlich, was ich damit mache. Hier nehmen wir die Torwächterfunktion ein: Lasse ich zu, dass Ängste mich lähmen oder Enttäuschung Bitterkeit in mir erzeugt oder der Ärger über meinen Chef meine Zufriedenheit zerstört oder die sozialen Medien meinen Tag bestimmen. Oder mache ich ständig andere dafür verantwortlich, wie es mir gerade geht und wie ich mich fühle. Übernimm Verantwortung und reguliere, was Reize von außen in dir auslösen und mit dir machen. Und besinne dich darauf, was dir wichtig ist. Jetzt wollt ihr sicher wissen, wie unser Erlebnis mit der Stadtmauer ausging. Ich war so verzweifelt, dass ich das Beten angefangen habe: Herr, schicke uns deine Engel zur Hilfe. Die kamen umgehend in einem Polizeiauto der örtlichen Police, drei Polizisten, denen nichts anderes übrig blieb für uns Straßen zu sperren und den Verkehr lahm zu legen, so dass Thomas mit dem Gespann langsam rückwärts den Berg runterrollen konnte, auf einer Kreuzung drehen und in Richtung Autobahn zurückfahren. Unsere Rettung! Trotzdem waren wir erst einmal geheilt was Stau und Ausweichrouten anging. 😅 Quelle: Furtick, S. (2024). Do the New You: 6 Mindsets to Become Who You Were Created to Be.
By Ruth Elsässer January 26, 2024
Techniken des Mind Management befähigen uns, unsere Gedanken, Gefühle, Handlungen und körperliche Reaktionen zu kontrollieren. Die Fähigkeit den bewussten und unterbewussten Verstand zu trainieren, macht uns resilienter und lässt uns gelassener mit Herausforderungen umgehen.
Inwieweit ganz Motivation gelingen und das individuelle Potenzial von Menschen freigesetzt werden.
By Ruth Elsässer January 24, 2024
Mitarbeiter verbringen bis zu 50 % ihrer Arbeitszeit unproduktiv. Inwieweit kann Motivation eine Stellschraube sein, um dem Verlust an wertvoller Arbeitskraft entgegenzuwirken?
By Ruth Elsässer December 21, 2023
Kleine kulturelle Veränderungen, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neu in den Mittelpunkt stellen, haben einen immensen Einfluss auf die Zukunft und den Erfolg eines Unternehmens.
By Ruth Elsässer September 6, 2023
Konfliktsituationen gehören zu unserem Leben dazu. Und es ist gut, dass es sie gibt – denn die in der Konfliktsituation entstehenden Emotionen sagen uns etwas über uns selbst. Deshalb ist es wichtig, Konflikte zuzulassen und eine gemeinsame Lösung anzustreben.
By Ruth Elsässer September 6, 2023
Conflict situations are part of our lives. And it's good that they exist - because emotions that arise in conflict situations tell us something about ourselves. That's why it's crucial to allow conflicts to happen and to strive for a joint solution.
By Ruth Elsässer September 4, 2023
It´s not about people support systems but rather systems serve people and enable them to unleash their full potential.
By Ruth Elsässer September 4, 2023
Systeme sind dazu da, den Menschen zu unterstützen und Potenzial frei zu setzen und nicht umgekehrt, dass Menschen gesucht werden, die den Systemen entsprechen und diese unterstützen.
By Ruth Elsässer August 25, 2023
Welche Rahmenbedingungen benötigt wirkungsvolles Feedback? Was Feedback im Gegensatz zu Kritik ausmacht, und welche Umstände gegeben sein müssen, dass Menschen Rückmeldungen aufnehmen und in einem weiteren wichtigen Schritt in Aktion kommen, wird in diesem Blogpost diskutiert.
Many employees feel dried out and work only what is necessary to keep the job.
By Ruth Elsässer August 9, 2023
The faster and more complex the conditions of our work become, the more focus is needed on employees and stable and reliable leadership.
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